Excelkurs online

I Excelbloggen tar vi upp funktioner och tips i Excel som är bra att känna till och underlättar vardagen för dig.

Hantera negativ tid i Excel

Ibland behöver vi räkna med tider. Då kan man ibland stöta på problemet med negativ tid. I följande exempel skall vi räkna på arbetstid och hantera ett flextid-saldo där man kan behöva redovisa ett underskott av tid. Dvs negativ tid som att det t.ex. saknas en och en halv timma, dvs ”-01:30”. Något som Excel inte accepterar. Men det finns en lösning!

Du kan ladda ner exemplen under inläggets rubrik.

För att förstå mer om tid och datumformatet i Excel så kan man läsa mer i inlägget om tid- och datum-format i Excel.

Excels tidräkning börjar 1901-01-01 vilket motsvarar värdet 1. Decimaltalen utgör klockslagen vilket innebär att värdet 0,5 är 12:00 mitt på dagen. Excels tidsformat kan tyvärr inte hantera negativ tid. Det kan däremot Macintoshs tidsystem göra. I Excel kan vi ställa om så att vår arbetsbok använder sig av Macintoshs tidssystem istället.

Gå in på Arkiv – Alternativ – och under Avancerat, bocka för Använd Macintosh datumsystem som i bilden nedan. Klicka sedan OK.




En väldigt viktig skillnad mellan de två systemen är också när deras tidräkning startar. Macintoshs börjar vid 1904 istället 1900 som i Excels standardsystem. Så om du redan matat in datum i din arbetsbok innan du gjorde steget ovan så kommer dina datum att förskjutas med 4 år och 1 dag fram i tiden.

Nu när ändrat inställningen till Macintoshs datumsystem så kan vi börja jobba med negativ tid. I vårat fall så skall vi skapa en modell som kan hålla koll på arbetstider och hantera flextid.

Vår data finns i en dynamisk tabell där vi matar in vår data per arbetsdag och person med ett anställnings id. Vi analyserar sedan vår data med en pivottabell.




Vår data ser ut enligt följande:


Anställningsnummer: Vårt unika id per anställd

Datum: Vi har ett datum som anger arbetsdagen och rödmarkerar även hela raden ifall det är en helgdag med villkorstyrdformatering på hel rad. Vi använder oss av formeln:  =ELLER(VECKODAG($B2;2)=6;VECKODAG($B2;2)=7)

Kom: Här fyller man i när man kom till jobbet och började arbetsdagen.

Gick: Här fyller man i när man gick från jobbet och avslutade arbetsdagen.

Rast: Här fyller man i hur lång rast man tagit, ej arbetstid

Jobbtimmar: Här räknar vi ut arbetstiden per dag.  Gick - Kom – Rast

Planerad arbetstid: Den arbetstid som varje anställd planeras utföra varje dag.

Flex: Jobbtimmar - Planerad arbetstid. Ger oss antingen ett nollvärde, ett överskott med övertid eller ett underskott av tid, dvs. negativ tid.


Vi kan nu sammanfatta vår data i en pivottabell, se flik Pivot och bild nedan. Där har vi sammanfattat varje anställds totala arbetstid och flex månadsvis. Vi kan se varje enskild anställds tid per månad och total samt för samtliga anställda.




Vi har ställt upp vår pivottabell enligt följande. Datum har grupperats med månader per automatik.




När man jobbar med tid på det här sättet och räknar timmar så är det väldigt viktigt att man ställer in tiden så att den inte börjar om vid 24:00. Ifall man inte gör det så kommer 25 timmars flex att visas som endast 1 timmas flex. Läs mer om hur du ställer in så att Excel redovisar i total tidoch inte klockslag


DELA