Dynamiskt Ganttschema i Excel
Många använder Excel som ett verktyg för projektledning. En av de första saker man gör i ett projekt är att skapa ett Gantt-schema som visar start och slut på olika aktiviteter på ett överblickbart sätt. Gantt-schemat vi skall bygga är dynamiskt där du enbart matar in ett startdatumet för projektet. Därefter behöver du bara mata in antalet arbetsdagar per aktivitet, sedan tar mallen hand om helger och helgdagar där du även kan uppdatera en tabell med klämdagar, lov osv. Vi skall nu visa hur man kan göra detta i Excel.
Vill du ha Gantt-schemat direkt så kan du ladda ner den färdiga mallen direkt under rubriken. Det är bara att börja mata in data i tabellen och även ställa in startpunkten för datumaxeln manuellt, läs mer om det nedan. Ta bort alla rader utom de två första! Eftersom formlerna i rad två måste vara kvar. Börja med att mata in Startdatumet för den första aktiviteten och sedan hur många Arbetsdagar som den planeras att utföra.
Vårat projekt består av 10 olika aktiviteter. Vi har listat dessa aktiviteter i en dynamisk tabell där varje aktivitet har ett startdatum samt hur många arbetsdagar som varje aktivitet planeras att ta. Vi förutsätter att vårat projekt skall genomföras på vanliga arbetstid så vi måste därför även ta med helger, lov och helgdagar när vi planerar. Vi lägger därmed till två fält som räknar ut slutdatumet för varje aktivitet och hur många dagar det innebär inklusive helgdagar. Vi använder oss av funktionen Beräkna.Arbetsdagar() för att räkna ut slutdatum, läs mer om den funktionen här. I bifogad fil så finns tabellen med lediga datum på separat flik. Nästkommande aktivitet hämtar sitt Startdatum ifrån från föregående aktivitets Slutdatum, på ovanstående rad.
Nu har vi vår tabell med nödvändig data för att skapa vårat Gantt-schema. Det är viktigt att tabellen är en dynamisk tabell. Börja med att infoga ett tomt diagram av typen Staplad liggande stapel enligt bilden nedan.
När du infogat diagrammet får du ett tomt diagramobjekt. Markera det tomma diagrammet och klicka på knappen Markera data som finns under fliken Design. Då skall du få upp en dialogruta som ser ut som bilden nedan fast tom.
För att lägga till vår första serie så klickar vi på knappen Lägg till som finns i bilden ovan. Sedan markerar vi vår data som i bilden nedan för att skapa vår första serie med Startdatum.
Gör samma sak som ovan och lägg till värden för Dagar i kolumn E. DVs Serienamn blir E1 och Serievärden är E2:E11.
Vi skall nu även lägga till våra Axeletiketter. I dialogrutan Välj källdata i bilden högre upp så finns det en knapp som heter Redigera i den högra delen av dialogrutan. Klicka på knappen Redigera för att få upp dialogrutan i bilden nedan. Här skall vi välja våra radetiketter vilket är våra Aktiviteter i kolumn A i tabellen.
Klicka OK och vi får nu upp ett stapeldiagram enligt bilden nedan. Detta diagram ser ut att vara ganska så långt ifrån ett Gantt-schema men vi behöver bara redigera diagrammet för att få det att se korrekt ut.
Dels har våra aktiviteter har hamnat i fel ordning då vi vill ha den första aktiviteten högst upp. Vi ändrar detta genom att markera Y-axeln där våra aktivitetsnamn finns. Högerklicka på axeln och välj Formatera axel… Bocka för Kategorier i omvänd ordning som i bilden nedan:
De blå värdena representerar värdet för datumet. Klicka på en av de blå staplarna i diagrammet så att alla är markerade samtidigt. Ta bort fyllningen för stapeln och kantlinjen med följande inställningar:
Ditt diagram skall nu se ut enligt följande:
Det börjar nu likna ett Gantt-schema fast vi behöver ställa in X Axeln. Klicka på X-axeln, dvs där du har datumen så att du kommer till formateringsrutan och gör följande inställningar.
Här har vi matat in värden på två ställen.
Det första är under Gränser – Minimum. Detta är en Excel datumkod som du kan läsa mer om här. I mallen så räknas det ut automatiskt på två sätt. Dels det som är datumet för projektstarten, cell Q14 i mallen. Och även för den måndagen samma vecka som projektet börjar, cell Q15 i mallen. Det är viktigt att det under Maximum står kvar Auto vid sidan av värdet så att diagrammet blir dynamiskt när vi lägger till aktiviteter och mer tid på projektet.
Det andra är under Enheter – Huvudenhet. Här skall det stå 7 som i antalet dagar i en vecka. Och under Delenhet skall det stå 1.
Genom att använda oss av inställningarna ovan så låser vi fast vårat startdatum på x-axeln vid början på veckan då projektet startar samtidigt som x-axeln utökas allteftersom vi lägger till mer aktiviteter. Genom att ställa in enheterna så representerar varje vertikalt sträck en vecka med brytpunkt på måndag. Diagrammet skall nu se ut enligt följande.
Snygga därefter till på egen hand om du har lust!
På grund av inställningarna i diagrammet och hur den dynamiska tabellen är uppbyggd så blir även Gantt-schemat dynamiskt då man ändrar antalet dagar i en aktivitet så följer allt annat med. Det är viktigt att förstå att man fyller i antalet arbetsdagar som en aktivitet planeras att utföras på. De orange fälten i diagrammet är den tid det tar inklusive helger och helgdagar. T.ex. om en aktivitet som börjar på en fredag planeras att ta en dag så kommer det orange fältet att sträcka sig tre dagar fram till måndag då nästa aktivitet börjar.
I fliken Lediga Dagar finns den tabell som läser av helgdagar till och med hela 2027. Vill man lägga in klämdagar, semester osv där så kan får man lägga in det på egen hand, läs mer om det och formeln ARBETSDAGAR() här.
Vill man lägga in ett vertikalt sträck i diagrammet vilket
kan vara bra att göra inledningsvis när man börjar planera så är det samma
teknik som att lägga till ett dynamiskt datum på en tidsaxel. Ett fast datum
finns inlagt i mallen. Läs mer om hur du gör detta här.
