Excelkurs online

I Excelbloggen tar vi upp funktioner och tips i Excel som är bra att känna till och underlättar vardagen för dig.

Villkorstyrd Formatering

Grafer och diagram är väldigt bra för att visualisera din data på. Ibland är tabeller minst lika bra. Framförallt när det finns mycket data i flera kolumner och man vill snabbt komma åt vissa siffor. En stor tabell med mycket information i blir lätt rörig och svårtolkad när den är full av endast siffror. Då kan funktionen villkorstyrd formatering vara väldigt användbar för att markera data som sticker ut ur mängden.

Villkorstyrd formatering gör att du kan sätta upp villkor för ett område och formatera cellerna som uppfyller villkoret med färger osv. Villkorstyrd formatering påminner om OM-formler där man ställ frågan:

OM? – Ett påstående! (ett villkor) – om påståendet är sant så utförs en handling.

Med villkorstyrd formatering så utförs en viss formatering av celler om ett påstående, dvs ett villkor, är sant.  I detta exempel jobbar vi med tabellen nedan som även finns som bifogad fil i formatet dynamisk tabell. Tabellen visar försäljningsdata för olika avdelningar per kvartal.


Kvartal

Avdelning

Kostnad

Intäkt

Vinst

Lösnamhet

KV1

Norr

         88 347 kr

         104 381 kr

         16 034 kr

18%

KV1

Syd

         87 311 kr

           85 991 kr

-         1 320 kr

-2%

KV1

Väst

         78 304 kr

           88 042 kr

           9 738 kr

12%

KV1

Öst

         88 797 kr

           70 279 kr

-       18 518 kr

-21%

KV2

Norr

         88 824 kr

           76 588 kr

-       12 236 kr

-14%

KV2

Syd

         84 380 kr

           94 205 kr

           9 825 kr

12%

KV2

Väst

         78 368 kr

           93 721 kr

         15 353 kr

20%

KV2

Öst

         76 535 kr

         107 436 kr

         30 901 kr

40%

KV3

Norr

         50 457 kr

           83 659 kr

         33 202 kr

66%

KV3

Syd

         76 770 kr

           86 561 kr

           9 791 kr

13%

KV3

Väst

         79 685 kr

           94 604 kr

         14 919 kr

19%

KV3

Öst

         79 062 kr

           80 094 kr

           1 032 kr

1%

KV4

Norr

         76 882 kr

           71 118 kr

-         5 764 kr

-7%

KV4

Syd

         84 919 kr

           80 166 kr

-         4 753 kr

-6%

KV4

Väst

         76 719 kr

           81 222 kr

           4 503 kr

6%

KV4

Öst

         78 302 kr

           76 310 kr

-         1 992 kr

-3%


Låt oss börja med att formatera samtliga kvartal som gått med förlust.

Markera datan i kolumn Vinst. Under fliken Start klicka enligt bilden nedan.



Du får nu upp dialogrutan nedan. Vi ställer nu in villkoret att de celler i kolumnen Vinst som är mindre än 0 kr skall formateras med det förinställda värdet Ljusröd fyllning med mörkröd text. Du kan även klicka på nedåtpilen och välja Eget format och ställa in valfritt format. Dina inställningar uppdateras i realtid så att du kan se hur det kommer att se ut. Som du kan se i bilden så markeras samtliga kvartal som gått förlust i bilden nedan.



Vi vill även veta vilka avdelningar per kvartal som varit de tre mest lönsamma. Markera kolumnen Lönsamhet och klicka enligt bilden nedan.




I dialogrutan 10 högsta så ändrar vi från 10 till 3 enligt bilden nedan och ändrar formateringen till Grön fyllning med mörkgrön text. Klicka OK.



När man jobbar med villkorstyrd formatering så kan det ibland röra ihop sig. Det är väldigt bra att gå in i Dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering enligt bilden nedan. Den öppnas via Knappen Villkorstyrd formatering – välj Hantera regler…




Här får man en överblick på de regler som skaps. Du kan bland annat markera en regel och välja Redigera regel eller Ta bort regel. Din tabell bör nu se ut enligt nedan:


Kvartal

Avdelning

Kostnad

Intäkt

Vinst

Lösnamhet

KV1

Norr

         88 347 kr

         104 381 kr

         16 034 kr

18%

KV1

Syd

         87 311 kr

           85 991 kr

-         1 320 kr

-2%

KV1

Väst

         78 304 kr

           88 042 kr

           9 738 kr

12%

KV1

Öst

         88 797 kr

           70 279 kr

-       18 518 kr

-21%

KV2

Norr

         88 824 kr

           76 588 kr

-       12 236 kr

-14%

KV2

Syd

         84 380 kr

           94 205 kr

           9 825 kr

12%

KV2

Väst

         78 368 kr

           93 721 kr

         15 353 kr

20%

KV2

Öst

         76 535 kr

         107 436 kr

         30 901 kr

40%

KV3

Norr

         50 457 kr

           83 659 kr

         33 202 kr

66%

KV3

Syd

         76 770 kr

           86 561 kr

           9 791 kr

13%

KV3

Väst

         79 685 kr

           94 604 kr

         14 919 kr

19%

KV3

Öst

         79 062 kr

           80 094 kr

           1 032 kr

1%

KV4

Norr

         76 882 kr

           71 118 kr

-         5 764 kr

-7%

KV4

Syd

         84 919 kr

           80 166 kr

-         4 753 kr

-6%

KV4

Väst

         76 719 kr

           81 222 kr

           4 503 kr

6%

KV4

Öst

         78 302 kr

           76 310 kr

-         1 992 kr

-3%


Se även följande inlägg för hur man kan jobba med villkorsstyrd formatering i en pivottabell och hur man ställer in villkorsstyrd formatering på ett värde ifrån en annan cell.



DELA