Villkorstyrd formatering
Grafer och diagram är väldigt bra för att visualisera din data på. Ibland är tabeller minst lika bra. Framförallt när det finns mycket data i flera kolumner och man vill snabbt komma åt vissa siffor. En stor tabell med mycket information i blir lätt rörig och svårtolkad när den är full av endast siffror. Då kan funktionen villkorstyrd formatering vara väldigt användbar för att markera data som sticker ut ur mängden.
Villkorstyrd formatering gör att du kan sätta upp villkor för ett område och formatera cellerna som uppfyller villkoret med färger osv. Villkorstyrd formatering påminner om OM-formler där man ställ frågan:
OM? – Ett påstående! (ett villkor) – om påståendet är sant så utförs en handling.
Med villkorstyrd formatering så utförs en viss formatering av celler om ett påstående, dvs ett villkor, är sant. I detta exempel jobbar vi med tabellen nedan som även finns som bifogad fil i formatet dynamisk tabell. Tabellen visar försäljningsdata för olika avdelningar per kvartal.
Kvartal |
Avdelning |
Kostnad |
Intäkt |
Vinst |
Lösnamhet |
KV1 |
Norr |
88 347 kr |
104 381 kr |
16 034 kr |
18% |
KV1 |
Syd |
87 311 kr |
85 991 kr |
- 1 320 kr |
-2% |
KV1 |
Väst |
78 304 kr |
88 042 kr |
9 738 kr |
12% |
KV1 |
Öst |
88 797 kr |
70 279 kr |
- 18 518 kr |
-21% |
KV2 |
Norr |
88 824 kr |
76 588 kr |
- 12 236 kr |
-14% |
KV2 |
Syd |
84 380 kr |
94 205 kr |
9 825 kr |
12% |
KV2 |
Väst |
78 368 kr |
93 721 kr |
15 353 kr |
20% |
KV2 |
Öst |
76 535 kr |
107 436 kr |
30 901 kr |
40% |
KV3 |
Norr |
50 457 kr |
83 659 kr |
33 202 kr |
66% |
KV3 |
Syd |
76 770 kr |
86 561 kr |
9 791 kr |
13% |
KV3 |
Väst |
79 685 kr |
94 604 kr |
14 919 kr |
19% |
KV3 |
Öst |
79 062 kr |
80 094 kr |
1 032 kr |
1% |
KV4 |
Norr |
76 882 kr |
71 118 kr |
- 5 764 kr |
-7% |
KV4 |
Syd |
84 919 kr |
80 166 kr |
- 4 753 kr |
-6% |
KV4 |
Väst |
76 719 kr |
81 222 kr |
4 503 kr |
6% |
KV4 |
Öst |
78 302 kr |
76 310 kr |
- 1 992 kr |
-3% |
Låt oss börja med att formatera samtliga kvartal som gått med förlust.
Markera datan i kolumn Vinst. Under fliken Start klicka enligt bilden nedan.
Du får nu upp dialogrutan nedan. Vi ställer nu in villkoret att de celler i kolumnen Vinst som är mindre än 0 kr skall formateras med det förinställda värdet Ljusröd fyllning med mörkröd text. Du kan även klicka på nedåtpilen och välja Eget format och ställa in valfritt format. Dina inställningar uppdateras i realtid så att du kan se hur det kommer att se ut. Som du kan se i bilden så markeras samtliga kvartal som gått förlust i bilden nedan.
Vi vill även veta vilka avdelningar per kvartal som varit de tre mest lönsamma. Markera kolumnen Lönsamhet och klicka enligt bilden nedan.
I dialogrutan 10 högsta så ändrar vi från 10 till 3 enligt bilden nedan och ändrar formateringen till Grön fyllning med mörkgrön text. Klicka OK.
När man jobbar med villkorstyrd formatering så kan det ibland röra ihop sig. Det är väldigt bra att gå in i Dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering enligt bilden nedan. Den öppnas via Knappen Villkorstyrd formatering – välj Hantera regler…
Här får man en överblick på de regler som skaps. Du kan bland annat markera en regel och välja Redigera regel eller Ta bort regel. Din tabell bör nu se ut enligt nedan:
Kvartal |
Avdelning |
Kostnad |
Intäkt |
Vinst |
Lösnamhet |
KV1 |
Norr |
88 347 kr |
104 381 kr |
16 034 kr |
18% |
KV1 |
Syd |
87 311 kr |
85 991 kr |
- 1 320 kr |
-2% |
KV1 |
Väst |
78 304 kr |
88 042 kr |
9 738 kr |
12% |
KV1 |
Öst |
88 797 kr |
70 279 kr |
- 18 518 kr |
-21% |
KV2 |
Norr |
88 824 kr |
76 588 kr |
- 12 236 kr |
-14% |
KV2 |
Syd |
84 380 kr |
94 205 kr |
9 825 kr |
12% |
KV2 |
Väst |
78 368 kr |
93 721 kr |
15 353 kr |
20% |
KV2 |
Öst |
76 535 kr |
107 436 kr |
30 901 kr |
40% |
KV3 |
Norr |
50 457 kr |
83 659 kr |
33 202 kr |
66% |
KV3 |
Syd |
76 770 kr |
86 561 kr |
9 791 kr |
13% |
KV3 |
Väst |
79 685 kr |
94 604 kr |
14 919 kr |
19% |
KV3 |
Öst |
79 062 kr |
80 094 kr |
1 032 kr |
1% |
KV4 |
Norr |
76 882 kr |
71 118 kr |
- 5 764 kr |
-7% |
KV4 |
Syd |
84 919 kr |
80 166 kr |
- 4 753 kr |
-6% |
KV4 |
Väst |
76 719 kr |
81 222 kr |
4 503 kr |
6% |
KV4 |
Öst |
78 302 kr |
76 310 kr |
- 1 992 kr |
-3% |
Se även följande inlägg för hur man kan jobba med villkorsstyrd formatering i en pivottabell och hur man ställer in villkorsstyrd formatering på ett värde ifrån en annan cell.