Funktionen Sortera

Data är ofta strukturerat i ett tabellformat. För att göra datan mer överskådlig så vill man ofta sortera den efter olika villkor. Vi skall nu gå igenom några grundläggande sorteringsfunktioner. I bifogad fil finns en tabell med försäljningsdata. DU kan ladda ner tabellen under inläggets rubrik. Tabellens rubriker är fetmarkerade vilket gör att Excel förstår att det är en tabell. Genom att formatera rubrikerna i fetstil får vi en slags ”light tabell” jämfört med en dynamisk tabell.

För att sortera tabellen ovan så skall vi markera vår data och öppna Sorteringsdialogrutan.

1. Markera en cell i tabellen
2. Under fliken Data – Klicka på knappen Sortera

När du fått upp dialogrutan Sortera så tänk på att stämma av vilka data som nu är markerad. Vi hade endast en cell markerad när vi klicka på knappen sortera fast som i bilden ovan är nu hela tabellen markerad. I bilden ovan är det även bockat ”Mina data har rubriker”.

Man väljer sina sortering villkor genom att:

1. Välja en Kolumn som man skall sortera efter.
2. Vad Excel skall sortera efter.
3. Hur Excel skall Ordna datan.

Det går att lägga till flera kolumner att sortera efter genom att klicka på Lägg till nivå. Det finns även en knapp för att Ta bort nivå. Pilknapparna är väldigt användbara. Med dessa kan man ordna prioriteringen efter vilken sorteringen sker. I bilden ovan finns tre sorteringsvillkor. Excel börjar med det översta vilket i vårat fall är Region, efter värden och från A till Ö. Nästa villkor är efter Säljare med samma villkor och Därefter Summa från Största till minsta. Detta innebär att Excel kommer första att sortera Region i bokstavsordning, därefter säljarna och sedan efter den största Summa. Genom klicka på ett villkoren så att det får grå bakgrund likt Region i bilden ovan så kan man sedan klicka på en pilknapp för att ändra dess ordning. Sorteringsfunktionen börjar med det översta villkoret och där efter nedåt i prioriteringen.

Ställ in så att Sortera ser ut enligt bilden ovan och klicka på OK.

Notera nu hur alla värden i Region finns samlade i ett stycke i sin kolumn i bokstavsordning med region Central först. Därefter följer alla Säljare för just Region Central och kommer sist i ordningen med Summa från Störst till minst.

Sortera Efter Format

Ett vanligt sätt att analyser och presentera data är att jobba med formatering. Man kan göra manuell formatering eller villkorsstyrd formatering.  När man har gjort sina formateringar så kan Excel även sortera efter hur celler är formaterad. I bilden nedan så har vi markerat värdet 4 800 kr med gul bakgrund. Det var den lägsta summan för Säljare Hans i Region Central. Av någon anledning bedöms den var extra intressant och vi skall titta närmare på den.

Börja med att markera cellen där värdet finns G8. Färglägg den sedan med Gul bakgrundsfärg. Öppna sedan dialogrutan Sortera och ställ in enligt bilden nedan. Klicka sedan OK.

Nu har vi först valt att sortera efter Cellfärg med Gul Överst, därefter kommer vår sortering enligt tidigare. Se bilden nedan.

Detta kan vara väldigt användbart om man går igenom en lista och vill göra en markering av vissa dataposter som man gör en bedömning av att man vill jobba vidare med.