Beräknat fält i Pivottabell
Pivottabeller är väldigt bra för att vända och vrida på data för att få en bra bild på hur den fördelar sig mellan olika bakgrundvariabler. Det finns även flera sätt att göra beräkningar på förutom att göra aggregeringar på en enskild variabel så som medelvärde, summa, antal osv vilket du kan läsa mer om här. Det går även att göra beräkningar mellan olika variabler vilket även kan kallas för fält eller kolumner. När man gör detta i en pivottabell kallas detta i Excel för att göra ett Beräknat fält.
Vi skall nu jobba vidare med datan ifrån blogginlägget Infogapivottabell och gör enkla beräkningar. Datan går även att ladda ner detta exempel under rubriken. Vi kommer att räkna ut värdet av försäljningen på två olika sätt. Först genom att räkna ut en ny kolumn i källdatatabellen och därefter räkna ut den via pivottabellsfunktionen Beräknat fält och se på skillnaden.
Vi börjar med att räkna ut den totala försäljningen i källdatatabellen genom att skapa en ny kolumn som vi döper till Sales där vi multiplicerar Units sold med Sale price enligt bilden nedan. Notera även att Sale Price varierar per transaktion (rad).
Gå sedan in i Pivotabellsfönstet och under fliken Data – klicka på Uppdatera alla.
Nu skall det nya fältet Sales dyka upp i pivottabellfältet. Dra in det i fältet Värden. Se till att din pivottabell ser ut enligt följande:
Vi skall nu göra samma beräkning av försäljningsvärdet fast genom att göra ett Beräknat fält i pivottabellen. Börja med att markera en cell i pivottabellen och klicka sedan på Analysera – Fält, objekt och uppsättningar – Beräknat fält. Se bilden nedan.
Du får nu upp dialogrutan Infoga beräknat fält. I fältet Namn döper du det nya fält som vi skapar. I det här fallet döper vi den till Sales BF där BF står för Beräknat Fält. Det finns en dropdown-lista till höger där du kan ta fram beräknade fält som redan finns. Om du tar fram ett så kan du sedan klicka på Ta bort ifall du vill ta bort det. I Formel kan du skriva in din beräkning och det är enklast att infoga fälten från Listen till vänster genom att dubbelklicka på fältet. Klicka sedan Ok.
Dra nu in fältet Sales BF längst ner i Värde rutan i pivottabellfönstret. Lägg även till Sale Price på nytt och ändra beräkningen till Medel. Ställ in att visa som dollar. Du skall nu få en pivottabell som ser ut enligt nedan, förutom färgerna på första raden som jag lagt dit manuellt för att underlätta att koppla mot bilden längre ner.
Notera att det är en markant skillnad mellan summan av Sales och Sales BF. Det beräknade fältet Sales BF är beräknat på de summerad tal som syns i pivottabellen, inte på priset och antalet för varje enskild transaktion som Sales som beräknades radvis i källdatatabellen. Resultatet 89 391 456 = 3 058 * 29 232 blir alltså kraftigt missvisande. Om man multiplicerar medelvärdet av Price 170 * 29 323 = 4 966 192. Detta ligger närmre det riktiga värdet 4 164 684, (det gröna fältet). Det blir dock inte riktigt eftersom medelvärdet är medelvärdet per försäljning och tar inte hänsyn till antal sålda enheter. För att tydligare se hur beräkningarna görs. Högerklicka på en cell i den översta raden och välj VisaDetaljer så får vi upp en tabell där vi ser den data som en rad i pivottabellen är baserad på.
Notera i bilden ovan att det korrekta värdet, det gröna fältet, är en summa av Sales som i sin tur är först beräknats radvis Units Sold * Sale Price.
Den felaktiga summan, det beräknade fältet, vilket i bilden ovan är det röda fältet är totalsumman av Units Sold * totalsumman av Sale Price.
Att använda sig av beräknat fält är många gånger att föredra då man framför allt jobbar med totalsummor. De är mer flexibla då man gör ändringar i pivottabellen och ändrar olika bakgrundsvariabler i fältet Rader. En annan fördel är att det tar upp mindre plats i dokumentet. Det man alltid måste tänka på när man gör beräkningar i en pivottabell är att tänka på ifall man gör en beräkning på totalsumman i pivottabellen eller om man behöver göra den radvis i källdatatabellen vilket det var i det här fallet.
En tumregel när man gör beräkningar i en pivottabell är att alltid kontrollräkna sina resultat genom att
använda sig av funktionen Visa detaljer och där räkna på det manuellt för att vara
på den säkra sida.
