Lägg in Diagram från Excel i PowerPoint

Många diagram som skapas hamnar förr eller senare i en PowerPoint presentation. Många företag har egna mallar eller teman som man skall använda då man gör en presentation där man representerar sitt företag eller organisation. Dessa brukar ha en annan färgpalett och det brukar finnas interna riktlinjer för hur dessa skall användas. Det finns 5 sätt att klistra in ett diagram till PowerPoint som vi nu skall gå igenom:

1 Använd måltema och bädda in arbetsbok

2 Bevara källformatering och bädda in arbetsbok

3 Använd måltema och länkdata

4 Behåll källformatering och länkdata

5 Bild

Innan vi går igenom dessa så behöver vi först förstå begreppen måltema och källtema:

Måltema: är den format, eller det tema som finns i det dokument som vi klistrar in i, i vårat fall PowerPointdokumentet. Vi kommer här att använda ett annat team än det standardtema som finns i PowerPoint.

Källtema är det format eller tema som finns i det dokument eller objekt som vi klistrar in, i vårat fall diagrammet i Excel.

Vi behöver även förklara vad som menas med:

…och bädda in arbetsbok: Då bäddas datan ifrån Exceldokumentet in i PowerPoint. Om du gör ändring i originalfilen så ändras INTE diagrammet i PowerPoint.

…och länkdata: Då länkas datan från originalfilen till PowerPoint. Om man ändrar datan i Excel så ändras även datan i PowerPoint presentationen. Om länken är bruten, dvs att PowerPoint inte har kontakt med originalfilen ifall den t.ex. skickats till en extern användare så ändras inte datan.

För att redigera datan via PowerPoint så kan man högerklicka på diagrammet och välja Redigera data som i bilden nedan. Väljer man Redigera data så öppnas en miniversion av Excel eller så väljer man Redigera data i Excel och datan öppnas upp i en Excel arbetsbok. Är diagrammet länkat och man har kontakt med originalfilen så öppnas det alltid i Excel.

Vi skall nu klistra in ett diagram i PowerPoint. Vi har ett diagram i Excel som är gjord i standardtemat som i bilden nedan, dvs vårat källtema.

I PowerPoint har vi ett tomt dokument där vi gått in under fliken Design och valt temat Organiskt som i bilden nedan, dvs vårat källtema. Vi har valt layouten Rubrik och innehåll.

Vi kopierar först vårat diagram i Excel genom att markera det och kopiera, Ctrl + c.

Gå sedan in i PowerPoint och ställ dig i rutan under Rubriken där det står ”Skriv text här”. Högerklicka och under Inklistringsalternativ välj något av följande:

1 Använd måltema och bädda in arbetsbok: Detta alternativet är standard som man får om man klistrar in vanligt (Crtl + v).

2 Bevara källformatering och bädda in arbetsbok

3 Använd måltema och länkdata

4 Behåll källformatering och länkdata

5 Bild – Då läggs endast en bild in och det går inte att göra några redigeringar i diamgrmmet överhuvudtaget.

Du kan ladda ner PowerPoint presentationen med de fem alternativen ovan under inläggets rubrik.