Dataverifiering
När man jobbar med att samla in data och det är mycket som skall matas in manuellt så kan det vara bra att använda sig av funktionen i Dataverifiering. Den funktionen gör att man kan kontrollera vad för information som kan matas in i en cell. Det finns förvalda begräsningar som är lätta att använda och man kan även göra anpassade villkor med hjälp av en formel.
Vi kommer nu gå igenom tre exempel på Dataverifiering. Begränsat antal tecken, Val från dropdown lista och den mer avancerade typen Anpassad med hjälp av formel.
Begränsa antalet tecken i en cell till 8 tecken
Börja med att markera den cell eller de celler som du vill skall verifieras.
Under fliken Data klicka på knappen Dataverifiering och välj Dataverifiering enligt bilden nedan.
Du får nu upp dialogrutan Dataverifiering enligt bilden nedan:
Fliken Inställningar
Här ställer vi in vilka villkor för vad som skall tillåtas. Under dropdownlistan Tillåt finns ett antal olika typer av kriterier och vi väljer här Textlängd. Under Data så väljer vi Mindre eller lika med och i Maximum sätter vi 8. Denna inställning innebär att vi kommer endast att tillåta 8 eller färre tecken i vår cell.
Fliken Indatameddelande
Här kan vi skriva in ett meddelande som dyker upp likt en kommentar när man ställer sig i cellen, här är det lämpligt att mata in vad för begräsningar som finns för cellen.
Fliken Felmeddelande
Den här fliken är väldigt lik föregående flik. Här kan vi ställa in det felmeddelande som skall komma då ett värde matats in som ej godkänns av villkoret i fliken inställningar.
Välj från dropdownlista
Ibland kan man vilja begränsa antalet val mer specifikt. Det kan tillexempel gälla att man skall bara kunna välja ett par kategorier. Då kan det vara bra att begränsa valet till ett par stycken alternativ som man dessutom väljer ifrån en dropdownlista.
Börja med att ställa dig i den cell där du vill kunna välja ifrån en dropdownlista.
Öppna dialogrutan Dataverifiering enligt tidigare instruktion ovan.
Ovan har vi val Lista under Tillåt.
Under Källa så refererar vi till en lista med de värden som skall kunna väljas. Det går även att mata in värdena direkt i fältet Källa. För att få in våra värden så skulle vi skriva: ”Nord; Öst; Syd; Väst”. Noter att vi använder oss av semikolon som avgränsare.
Anpassat med hjälp av formel.
I dialogrutan Dataverifiering kan vi även välja Anpassat. Då ställer vi vårat villkor genom en formel. Formeln skall falla inom kategorin logisk som returnerar värdet FALSKT eller SANT. Vi kan därför använda oss av formler som ÄRFEL osv.
I följande exempel skall vi ställa in flera villkor. Våra villkor är att det för högst vara 8 tecken, inga dubbelblanksteg eller kommatecken. Samtliga dess krav måste uppfyllas så vi får kombinera våra tre kriterier med en OCH() formel.
Max 8 tecken =LÄNGD(A2)<=8
Inga kommatecken =ICKE(ÄRTAL(HITTA(",";A2)))
Inga dubbla mellanslag =ICKE(ÄRTAL(HITTA(" ";A2))
Sammfattningsvis blir det följande formel: =OCH(ICKE(ÄRTAL(HITTA(",";A2)));ICKE(ÄRTAL(HITTA(" ";A2)));LÄNGD(A2)<=8)
Det första villkoret är det enklaste och samma som i föregående exempel fast vi gör det med en formel istället. De andra två så använder vi oss av funktionen HITTA() som returnerar den startposition som ett visst tecken har. Sedan används funktionen ÄRTAL() som returnerar SANT om värdet är en siffra. Vi använder oss sedan av den logiska funktionen ICKE(). Den funktionen förvandlar FASLKT till SANT och vice versa.
Se även bifogad fil för exempel.
