Excelkurs online

I Excelbloggen tar vi upp funktioner och tips i Excel som är bra att känna till och underlättar vardagen för dig.

Kontrollera inmatning med dataverifiering

Ibland kan man vilja begränsa vad för information som skall kunna skrivas in i en cell. Det kan till exempel vara att man skall ange datum i ett visst format eller viss information. För att hantera detta så använder vi oss av funktionen dataverifiering. Ladda ner exempelfilen under inläggets rubrik.

I följande exempel skall vi skapa en lista där vi skall ange personnummer i ett visst format som består av 3 delar:


1.      När man ställer sig i en cell i den kolumnen så skall det visas en informationsruta som anger formatet på personnumret.

2.      Formatet skall vara ”YYYYMMDD-XXXX”, vilket är en sträng på 13 tecken. Vi skall även verifiera textsträngen är 13 tecken lång.

3.      I fall textsträngen inte är 13 tecken lång så skall ett felmeddelande dyka upp.


Vi börjar med att öppna dialogrutan Dataverifiering genom att klicka på en cell där vi skall ha vår kolumn med personnummer och klickar på Dataverifiering under fliken Data som i bilden nedan.



Vi får nu upp dialogrutan Dataverifiering som i bilden nedan.


1.      I fliken Indatameddelande skapar vi informationsrutan som skall dyka upp när man markerar en cell. Fyll i den som i bilden nedan.




Dessa inställningar gör att när vi ställer oss i en cell så får vi upp ett meddelande som i bilden nedan.



 

2.      Vi skall nu bestämma våra kriterier för verifieringen under fliken Inställningar som i bilden nedan. Under Tillåt välj Textlängd. Under Data välj Lika med. Under Längd skriv in 13. Dessa inställningar gör att Excel kollar att den textsträng som matas in är lika med 13 tecken lång.




3.      Ifall våra kriterier i punkt 2 inte stämmer. T.ex. om man har matat in en textsträng som är 12 tecken lång så skall ett felmeddelande dyka upp. Under fliken Felmeddelande som i bilden nedan ställer du in felmeddelandet.




När de tre inställningarna ovan är gjorda kan du klicka på OK.




I detta exemplet så gjordes inställningen endast på cell A2. För att utvidga dataverifieringen så markera ett område från cellen A2 och nedåt.




Klicka sedan på knappen Dataverifiering en gång till. Du får då upp meddelandet enligt bilden nedan. Klicka Ja. Du kommer nu tillbaka till dialogrutan Dataverifiering, klicka OK och inställningarna är nu utökade till de nya cellerna som du markerat.




Om du jobbar med personnummer och är intresserad av hur du kan utvinna till exempel ålder och kön ur ett personnummer kan du läsa mer här


DELA