Bryt ut text till kolumner i Excel
Ibland stöter man på långa textsträngar och kan behöva dela upp dessa i flera mindre delar. Det kan vara om man importerar en tabell eller liknande. Det gäller att då identifiera någon form av avgränsare. Vanliga avgränsare är blanksteg, kommatecken eller t.ex. semikolon.
I följande exempel så skall vi dela upp en lång textsträng som består av ett par e-postadresser som vi har dragit ner från ett email i Outlook. Se bifogad fil högst upp för exempel. Vi får då en textsträng som ser ut enligt bilden nedan.
I vår textsträng kan vi se ett återkommande mönster: ”Efternamn Förnam <E-postadress>; ”
I slutet av varje del så kan vi se ett semikolon följt av ett blanksteg ”; ”. Det här semikolonet kommer att fungera som våran avgränsare.
Målet är nu att bryta ut samtliga e-postadresser och lägga dessa i en kolumn för sig. Vi behöver därmed först bryta ut varje stycke till var sin cell i var sin kolumn. Vi skall nu använda oss av funktionen Text till kolumner som är gråmarkerad i bilden ovan. Knappen finns under fliken Data.
Börja med att markera cellen där vår text finns och klicka sedan på knappen Text till kolumner.
Här finns två val, antingen att bara gå rätt på och välja Med fast bredd, gör vi det kan vi klicka på Slutför direkt. Vi vill dock inte göra det eftersom vi vill ha varje epost med namn i en cell för sig själv. Välj därför Avgränsade fält som är i bockat i bilden ovan. Klicka sedan Nästa.
Varje del avslutas med ett semikolon och vi väljer därför att bocka för Semikolon som vår avgränsare. Det går även att fylla i valfritt tecken under Annan ifall man inte använder något av de vanligast förekommande avgränsarna. Där semikolonet tidigare varit så visas nu ett sträck i bilden ovan under rubriken förhandsgranskning. Det sträcket visar var brytningen till ny kolumn kommer att ske.
Vid det här stadiet går det bra att hoppa över det tredje steget och klick på Slutför istället för Nästa. Ifall vi trycker nästa så kommer den tredje och sista steget fram enligt nedan.
I det tredje och sista steget så kan vi formatera våra kolumner enskilt. Vi kan även välja att inte importera vissa kolumner.
När du klicka Slutför så skall varje e-postadress med för och efternamn ligga i en kolumn för sig som i bilden nedan.
För att jobba vidare med datan så kan det vara enklare att ha cellerna staplade på varandra i en kolumn, använda då Klistra in special – Transponera.
Läs även på om användbara text formler för att strukturera texterna, eller använd helt enkelt följande formel för att bryta ut e-postadressen direkt:
=EXTEXT(A1;HITTA("<";A1)+1;LÄNGD(A1)-HITTA("<";A1)-1)
Det kommer även med ett mellanslag i början på samtliga e-postadresser
utom det första. Onödiga mellanslag och andra tecken kan hanteras med
funktionerna Städa och Rensa.
