Ms Project kurs och Projectkurser samt utbildning i Ms Project hos Informer i Göteborg

Ms Project utbildning, utbildning i Project, Project utbildningar, Projectkurs, MS Projectkurser, projekthantering, utbildning i projektplanering

Ms Project kurs, Ms Project utbildning hos Informer i Göteborg

Har du klickat dig framåt steg för steg i kalendern i Ms Project som kommer upp när du skall sätta start- eller slutdatum på en aktivitet? Du kan istället klicka på året eller månaden i denna projektplanerings kalender. Det kommer då upp en meny där du direkt kan välja år eller månad i Microsoft Project. Menyn har besparat mig många klick men är långt ifrån självklar. På utbildningen i Ms project lär vi oss bland annat att arbeta med filterfunktioner som är mycket användbara i projekt med många aktiviteter. Filtret ligger som en droppdownlist i verktygsbaren. Med filtret kan du enkelt välja att se enbart milstolpar eller några speciella aktiviteter. För att du skall kunna filtrera krävs det dock att aktiviteterna har något gemensamt. Visste du att Ms Project innehåller fyra olika typer av aktivitetssamband? De olika alternativen i Ms Project 2003 är: avslut till start, start till start, avslut till avslut och start till avslut. Länka två aktiviteter, dubbelklicka på länken och du får fram en dialogruta med de fyra aktivitetssambanden.

När du planerar upp ditt projekt är det mycket viktigt att verklighetsanpassa kalendern i Ms Projekt. Det finns ca 2000 timmar tillgängliga per år och medarbetare i Ms-Projects standardkalender. Detta är baserat på att varje medarbetaren arbetar 8 timmar om dagen 5 dagar i veckan. För att komma närmare verkligheten brukar jag ta bort 200 timmar för semester plus ca 50 timmar i generell sjukfrånvaro, vård av barn, helgdagar, osv. Utöver detta försvinner ytterliggare ca 100 timmar i form av enhetsmöten, utbildningar osv. Resultatet blir alltså ca 1650 timmar per medarbetare och år. För att lyckas med resursplaneringen är det alltså viktigt att kalendern speglar verkligheten. Kalendern når du på menyn verktyg, välj sedan Ändra arbetstid. I kalendern som dyker upp kan du plocka bort lämpliga dagar. För varje dag du tar bort kan du räkna ner de 2000 med 8 timmar. 2. Återkommande aktivitet. Visste du att man i Ms-Project 2000 kan lägga upp en aktivitet som automatiskt återkommer med ett fördefinierat intervall. Gå in på menyn Infoga och välj Återkommande aktivitet. I dialogrutan som öppnas väljer du hur ofta aktiviteten skall återkomma samt på vilken veckodag den skall börja. Exempel på en återkommande aktivitet kan vara projektmöten.

Kurs i Ms Project är bra om du vill lära dig hur project verkligen fungerar

Spara originalplan? Första gången du sparar en ny plan får du frågan Spara originalplan. Här bör du välja Nej. När din projektplanering längre fram är klar och alla parter är överens skall du välja Spara originalplan. Det fina med en originalplan är att du i Uppföljnings-Gantt kan se din originalplan som tunna grå aktiviteter. När du sedan uppdaterar din aktuella plan blir det mycket visuellt hur du ligger till i förhållande till din originalplan. För att aktivera en originalplan gör du så här. Gå in på menyn Verktyg och välj Uppföljning, välj sedan Spara originalplan. I dialogrutan som kommer upp väljer du Spara originalplan och sätter en bock i boxen för hela projektet. Klicka ok. Gå nu in i Uppföljnings-Gantt och titta på din originalplan.

På många företag finns det tyvärr flera olika versioner av samma verktyg. När det gäller Ms-Project resulterar detta i att användare som kör Ms-Project 98 inte kan öppna planer skapade i Ms-Project 2000 och 2002. För att lösa detta kan användarna av Ms-Project 2000 och 2002 välja att spara sina planer i 98 format. Planerna kan då användas av alla. Så här gör du. På menyn Arkiv väljer du Spara som. I dialogrutan Spara som ger du filen ett namn och i plocklisten filformat väljer du Project 98 (*.mpp). Klicka på ok.

Tycker du som jag att MS Projects förklaringsfält som ligger med vid utskrift är klumpigt och fult. Detta går att ta bort! Gå in på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat. I dialogrutan som kommer upp väljer du fliken Förklaringar och under rubriken Förklaring för:sätter du en bock i alternativet Ingen. Dina utskrifter blir nu mycket snyggare. 2. Om du har en aktivitet som enbart kan genomföras på en viss dag i veckan kan du skapa en aktivitetskalender. Om ett projekt t ex enbart har tillgång till verifieringen under fredagar och aktiviteten verifiering blir försenad en dag skall aktiviteten lägga sig på nästa fredag och inte på kommande måndag. Detta kan du lösa genom att skapa en aktivitetskalender. Gå in på menyn Verktyg och välj Ändra arbetstid. I dialogrutan med kalendern väljer du Ny och döper den nya kalendern till t ex Verifieringskalender. Markera alla dagar utom fredagar och välj Ledig tid. Klicka på OK. För att koppla din verifieringskalender till en aktivitet dubbelklickar du på aktuell aktivitet och väljer fliken Avancerat. Under plocklisten Kalender: kan du nu välja din verifieringskalender. 3. Visste du att MS Project innehåller fyra olika typer av aktivitetssamband? De olika alternativen är: Avslut till Start, Start till Start, Avslut till Avslut och Start till Avslut. Länka två aktiviteter, dubbelklicka på länken och du får fram en dialogruta med de fyra aktivitetssambanden. 4. Tipset vänder sig till mer avancerade användare. Visste du att man enkelt kan ta bort kopplingen mellan upparbetade timmar och procent färdig för en aktivitet? Om du har arbetat 20 timmar på en 40 timmars aktivitet så behöver det inte vara samma sak som att aktiviteten är färdig till 50%. I MS Project ligger denna kopplingen fast men kan enkelt tas bort. Gå in på menyn Verktyg och välj Alternativ. Välj fliken Beräkning och ta bort bocken i rutan Uppdatera resurser när aktiviteter uppdateras.