Ms Project kurs och Projectkurser samt utbildning
i Ms Project hos Informer i Göteborg
Ms Project utbildning, utbildning i
Project, Project utbildningar, Projectkurs, MS Projectkurser, projekthantering,
utbildning i projektplanering
Ms Project kurs, Ms Project utbildning hos Informer i
Göteborg
Har
du klickat dig framåt steg för steg i kalendern i Ms Project som kommer
upp när du skall sätta start- eller slutdatum på en aktivitet? Du
kan istället klicka på året eller månaden i denna projektplanerings
kalender. Det kommer då upp en meny där du direkt kan välja år eller
månad i Microsoft Project.
Menyn har besparat mig många klick men är långt ifrån självklar. På
utbildningen i Ms project lär vi oss bland annat att arbeta med filterfunktioner
som är mycket användbara i projekt med många aktiviteter. Filtret
ligger som en droppdownlist i verktygsbaren. Med filtret kan du enkelt
välja att se enbart milstolpar eller några speciella aktiviteter.
För att du skall kunna filtrera krävs det dock att aktiviteterna har
något gemensamt. Visste du att Ms Project innehåller fyra olika typer
av aktivitetssamband? De olika alternativen i Ms Project 2003 är:
avslut till start, start till start, avslut till avslut och start
till avslut. Länka två aktiviteter, dubbelklicka på länken och du
får fram en dialogruta med de fyra aktivitetssambanden.
När
du planerar upp ditt projekt är det mycket viktigt att verklighetsanpassa
kalendern i Ms Projekt. Det
finns ca 2000 timmar tillgängliga per år och medarbetare i Ms-Projects
standardkalender. Detta är baserat på att varje medarbetaren arbetar
8 timmar om dagen 5 dagar i veckan. För att komma närmare verkligheten
brukar jag ta bort 200 timmar för semester plus ca 50 timmar i generell
sjukfrånvaro, vård av barn, helgdagar, osv. Utöver detta försvinner
ytterliggare ca 100 timmar i form av enhetsmöten, utbildningar osv.
Resultatet blir alltså ca 1650 timmar per medarbetare och år. För
att lyckas med resursplaneringen är det alltså viktigt att kalendern
speglar verkligheten. Kalendern når du på menyn verktyg, välj sedan
Ändra arbetstid. I kalendern som dyker upp kan du plocka bort lämpliga
dagar. För varje dag du tar bort kan du räkna ner de 2000 med 8 timmar.
2. Återkommande aktivitet. Visste du att man i Ms-Project 2000 kan
lägga upp en aktivitet som automatiskt återkommer med ett fördefinierat
intervall. Gå in på menyn Infoga och välj Återkommande aktivitet.
I dialogrutan som öppnas väljer du hur ofta aktiviteten skall återkomma
samt på vilken veckodag den skall börja. Exempel på en återkommande
aktivitet kan vara projektmöten.
Kurs
i Ms Project är bra om du vill lära dig hur project verkligen fungerar
Spara
originalplan? Första gången du sparar en ny plan får du frågan Spara
originalplan. Här bör du välja Nej. När din projektplanering längre
fram är klar och alla parter är överens skall du välja Spara originalplan.
Det fina med en originalplan är att du i Uppföljnings-Gantt kan se
din originalplan som tunna grå aktiviteter. När du sedan uppdaterar
din aktuella plan blir det mycket visuellt hur du ligger till i förhållande
till din originalplan. För att aktivera en originalplan gör du så
här. Gå in på menyn Verktyg och välj Uppföljning, välj sedan Spara
originalplan. I dialogrutan som kommer upp väljer du Spara originalplan
och sätter en bock i boxen för hela projektet. Klicka ok. Gå nu in
i Uppföljnings-Gantt och titta på din originalplan.
På
många företag finns det tyvärr flera olika versioner av samma verktyg.
När det gäller Ms-Project resulterar detta i att användare som kör
Ms-Project 98 inte kan öppna planer skapade i Ms-Project 2000 och
2002. För att lösa detta kan användarna av Ms-Project 2000 och 2002
välja att spara sina planer i 98 format. Planerna kan då användas
av alla. Så här gör du. På menyn Arkiv väljer du Spara som. I dialogrutan
Spara som ger du filen ett namn och i plocklisten filformat väljer
du Project 98 (*.mpp). Klicka på ok.
Tycker
du som jag att MS Projects förklaringsfält som ligger med vid utskrift
är klumpigt och fult. Detta går att ta bort! Gå in på menyn Arkiv
och välj Utskriftsformat.
I dialogrutan som kommer upp väljer du fliken Förklaringar
och under rubriken Förklaring
för:sätter du en bock i alternativet Ingen.
Dina utskrifter blir nu mycket snyggare. 2. Om du har en aktivitet
som enbart kan genomföras på en viss dag i veckan kan du skapa
en aktivitetskalender. Om ett projekt t ex enbart har
tillgång till verifieringen under fredagar och aktiviteten verifiering
blir försenad en dag skall aktiviteten lägga sig på nästa
fredag och inte på kommande måndag. Detta kan du lösa genom att skapa
en aktivitetskalender. Gå in på menyn Verktyg
och välj Ändra
arbetstid. I dialogrutan med kalendern väljer du Ny
och döper den nya kalendern till t ex Verifieringskalender. Markera
alla dagar utom fredagar och välj Ledig
tid. Klicka på OK.
För att koppla din verifieringskalender till en aktivitet dubbelklickar
du på aktuell aktivitet och väljer fliken Avancerat.
Under plocklisten Kalender:
kan du nu välja din verifieringskalender. 3. Visste du att MS Project
innehåller fyra olika typer av aktivitetssamband? De olika alternativen
är: Avslut till
Start, Start till Start, Avslut till Avslut och Start
till Avslut. Länka två aktiviteter, dubbelklicka på länken
och du får fram en dialogruta med de fyra aktivitetssambanden. 4. Tipset
vänder sig till mer avancerade användare. Visste du att man enkelt
kan ta bort kopplingen mellan upparbetade timmar och procent
färdig för en aktivitet? Om du har arbetat 20 timmar på en 40 timmars
aktivitet så behöver det inte vara samma sak som att aktiviteten är
färdig till 50%. I MS Project ligger denna kopplingen fast men
kan enkelt tas bort. Gå in på menyn Verktyg
och välj Alternativ.
Välj fliken Beräkning
och ta bort bocken i rutan Uppdatera
resurser när aktiviteter uppdateras.